E-Ticaret Siteleri İçin Kargo Yönetimi Rehberi

E-ticaret süreçlerinde kargo yönetimi operasyonun en önemli aşamalarından biridir. Ödeme işleminden sonra alışverişin tamamlanması için ürünlerin müşteriye teslim edilmesi gerekir. Bu süreçte izlenecek adımlar müşteri memnuniyetini doğrudan etkiler. Ürünlerin paketlenmesi, kargoya teslimi, müşteriye süreçler hakkında bilgi verilmesi gibi hususlar e-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda kritik önemdedir. E-ticarete yeni giriş yapıyorsanız kargo yönetimi konusunda farkındalıklarınızı artırmanızda yarar var. Bu yazımızda konuya ilişkin faydalı bilgiler paylaşacağız.

E-Ticarette Kargo Yönetimi Neden Önemlidir?

İnternet üzerinden yapılan alışverişlerin sayısı her geçen gün artıyor. Bu durum online alışveriş sektöründe rekabetin artmasına yol açmakta. Müşterilere ürün gönderiminin kargo yoluyla yapılıyor olması, e-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunu daha da önemli hale getirmekte. Hızlı ve güvenilir bir kargo süreci müşteri memnuniyetini ve sadakatini artırır. Rakip siteler karşısında önemli bir rekabet avantajı yaratır. Hasar ve iade süreçlerinin çok nadir oluşması işletmenin verimliliğini olumlu yönde etkiler.

E-ticaret sitelerinde zamanında teslim edilmeyen, yanlış gönderimde bulunulan kargolar müşteri memnuniyetsizliğine yol açar. Kargo süreçlerini iyi yönetemeyen yeni online ticaret siteleri müşteri kaybeder. Hasarlı ürünler ve iade süreçleri siteye hem ekonomik anlamda zarar verir. Hem de itibarı zedeler. Uzayan teslimat süreçleri, hatta kayıp kargolar bir e-ticaret sitesinin başına gelebilecek en kötü olaylardır. Bu gibi durumlar ek maliyet yaratmanın ötesinde, telafisi imkansız sorunlara yol açabilir. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi süreçlerinde bunları unutmamak lazım.

Günümüzde çok az e-ticaret firması ürün gönderimini kendi kargo birimiyle yapmakta. Fakat bununla birlikte sevkiyatları belli bir lokasyonla sınırlı tutmayı tercih ediyorlar. Diğer bölgelere ürün göndermek için ise kargo firmalarıyla çalışmayı tercih ediyorlar. Bunun en önemli nedeni şüphesiz ki maliyettir. Çünkü kendi kargo biriminizi kursanız bile ülkenin her köşesine kendi ekibinizle ürün gönderimi yapmanız çok masraflı bir iştir.

Bu bakımdan, büyük veya küçük tüm e-ticaret sitelerinin kargo gönderimi konusunda iyi bir planlamaya ihtiyacı vardır. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi hem ticari açıdan hem de itibar yönetimi bakımından kritik önemdedir.

E-Ticaret Kargo Yönetiminin Temel Adımları Nelerdir?

Online alışveriş sitelerinde kargo yönetimi, sitenin henüz satışa başlamadan önce dikkatli şekilde planlaması gereken bir süreçtir. Nitekim bu süreç kargo firmalarıyla anlaşmayla başlar ve ürünlerin müşteriye sorunsuz şekilde ulaşmasına kadarki tüm süreçleri kapsar. Ana hatlarıyla ele alacak olursak e-ticaret siteleri için kargo yönetimi adımları kısaca şu şekildedir.

1. Adım: Kargo Firmalarıyla Anlaşma

Sanal mağazanız için kargo yönetimi konusunda atmanız gereken ilk adım, kargo firmalarıyla anlaşmaktır. Nitekim bu anlaşmayla birlikte kargo firmalarıyla çalışmalarınız resmi bir nitelik kazanır. Firma seçimi ve pazarlık süreçlerinde elde edeceğiniz avantajlar, ilerleyen süreçte ciro ve kârlılığınızı olumlu yönde etkiler.

2. Adım: Sipariş İşleme ve Stok Yönetimi 

Müşterileriniz sitenizden alışveriş yaptığında ödeme işleminin ardından sipariş onayı gerçekleşir. Bu adımda siparişi işlemek ve stok yönetimini sağlamak gerekir. Ürün eğer stoktaysa tedarik sürecine ihtiyacınız olmaz. Stoksuz çalıştığınız ürünlerde ise sipariş oluşturup ürünü temin etmeniz veya sipariş bilgisini üçüncü tarafa iletmeniz gerekir.

3. Adım: Ürün Toplama ve Paketleme

Ödeme işleminin ardından ürünlerin toplanması ve paketlenmesi gerekir. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda ürün toplama ve paketleme süreci kritik önemdedir. Çünkü bu aşamadaki ihmal veya hatalar müşteri memnuniyetini olumsuz etkiler. Ürünlerin doğru toplanması ve paketlemenin düzgün şekilde yapılması müşteri memnuniyetini artırır.

4. Adım: Kolileme ve Etiketleme

Ürünlerinizi toplayıp paketledikten sonra kolilemeniz gerekir. Bu süreç de tıpkı paketleme gibi büyük bir dikkat gerektirir. Bu noktada ürünleri yerleştirdiğiniz kolinin ebatlarını doğru seçmeli, kenarlarda boşluk bırakmamalısınız. Çarpma ve fiziksel etkilere karşı ürünleri iyice korumalısınız. Online satışa yeni başlayan web siteleri bu gibi konularda daha bilinçli olmalı.

5. Adım: Kargo Süreçleri Hakkında Bilgilendirme 

Kargo süreçleri hakkında yapacağınız bilgilendirmeler hem müşteri memnuniyeti açısından olumlu bir durumdur. Hem de iş yükünüzü azaltır. Müşterilerinizin kargoları hakkında son durumu kargo firması yerine sizden öğrenmesi takip açısından büyük bir kolaylıktır. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda bu tür fırsatları mutlaka değerlendirmelisiniz.

Kargo Anlaşması Nedir?

Bir işletmenin kargo firmasıyla ürün gönderimi ve lojistik hizmetleri hakkında yaptığı sözleşmeye kargo anlaşması denir. Bu sözleşmeyle birlikte işletmenin kargo ve gönderim süreçleri belirli birtakım kurallara bağlanır. Kargo anlaşmaları genellikle e-ticaret siteleri lehine özel birtakım imkanlar sağlar. Bu imkanlar sayesinde site yönetimi, kargo süreçlerini daha ekonomik şekilde yönetme imkanı kazanır. Müşterilere sunulacak kampanya ve indirim fırsatları da yine kargo anlaşması çerçevesinde şekillenir. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi süreçleri bu temel üzerinde şekillenir.

Kargo anlaşmalarının kendine özgü bazı nitelikleri vardır. Bunlardan biri, nakliye firmasının vereceği hizmetler karşılığında elde edeceği kazancı düzenlemesidir. Bu ücretler genellikle ürünün taşıma mesafesi, ağırlığı, hacmi ve diğer özel hizmetlere göre belirlenir. Bazı kargo anlaşmaları ise ücretleri standart veya kota bazlı belirler. Sözleşmede ayrıca kargo firmasının hangi hizmetleri sunacağı da yer alır. Taşımanın kara, hava veya deniz taşımacılığı gibi farklı seçenekler içerip içermediği anlaşma metninde açıkça yer alır.

Kargo anlaşmalarının bir diğer özelliği de teslimat sürelerine ilişkin net hükümler içermesidir. Ki bu husus, e-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda kritik önemdedir. Nitekim kargo teslimatlarının ne kadar sürede gerçekleşeceği işletmenin rekabet gücünü doğrudan etkiler. Müşterilere hızlı ve güvenilir teslimat sunmak işletmenin rekabet avantajını artırır. Kullanıma hazır e-ticaret yazılımları böylelikle daha başarılı sonuçlar sağlar.

Bunların yanı sıra kargo sözleşmelerinde sigorta koşulları, karşılıklı sorumluluklar, taşıma kapasiteleri gibi konular düzenlenir. Kargo şirketinin günlük, haftalık veya aylık taşıma kapasitesinin işletmenin ihtiyaçlarına uygun olması gerekir. Sözleşmede ayrıca taraflar arasındaki diğer çalışma koşulları, iptal ve değişiklik koşulları da yer alır. Tüm bu nedenlerden dolayı kargo anlaşması, e-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda kritik önemdedir.

Kargo Firması Seçerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

E-ticaret siteleri için kargo firması seçimi hem ticari açıdan hem de müşteri memnuniyeti bakımından kritik önemdedir. Bu noktada dikkat edilmesi gereken konular kısaca şu şekildedir:

• Online alışveriş siteniz için kargolama anlaşması yaparken firmanın verdiği fiyat teklifine özellikle dikkat etmelisiniz. Sözleşmeyi imzalamadan önce farklı firmalarla fiyat karşılaştırması yapmalı, en uygun teklifi araştırmalısınız.
• Kargo anlaşması yaparken tek bir firmaya odaklanmamalı, alternatifleri olabildiğince artırmalısınız. Birkaç firmadan fiyat teklifi alırsanız en uygun teklife ulaşmanız kolaylaşır. Bu konuda alacağınız yanlış kararlar hem operasyon maliyetinizi artırır, hem de müşteri kaybı riskine yol açar.
• Firma seçiminde pazarlık imkanlarından yararlanmalı, olabilecek en makul seçenekleri değerlendirmelisiniz. Nitekim kargo anlaşmalarında fiyatlamalar genellikle desi üzerinden yapılır. Ancak bazı firmalar farklı opsiyonlar için de uygun seçenekler sunmakta. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi bağlamında bunlardan mutlaka yararlanmalısınız.
• Kargo firması seçiminde fiyatlar tek kriteriniz olmamalı. Firmanın hizmet kalitesini de mutlaka araştırmalı, hakkında yapılan şikayet veya yorumları gözden geçirmelisiniz.
• Çalışmayı düşündüğünüz firmanın teslimat süreleri hakkında karşılaştırma yapmalı, hızlı teslimat konusunda en uygun çözümleri sunan firmaları tercih etmelisiniz. Bu sayede müşteri memnuniyetini artırma imkanı elde edersiniz.
• Kargo firmasının sektörde tanınan ve güvenilir bir firma olmasına dikkat etmelisiniz. Aksi durumda kayıp paketler veya teslimat hatalarıyla sıkça karşılaşabilirsiniz. Bu durum sadece müşteri kaybetmenize yol açmaz. Marka imajınıza da zarar verir.
• Kargo firmasının hizmet verdiği coğrafi alanlar da e-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda önemli bir diğer kriterdir. Hizmet alanı geniş kargo firmaları online alışveriş sitesinin büyüme potansiyellerini artırır. Sınırlı gönderim alanları ise müşteri memnuniyetsizliği yaratacağı için büyümeyi olumsuz etkiler.
• Online alışveriş siteniz için kargo firması seçerken bunların yanı sıra sigorta, güvenlik, iade yönetimi, müşteri hizmetleri ve entegrasyonlar gibi konulara da dikkat etmelisiniz. Özellikle kargo entegrasyonları bu bağlamda son derece önemlidir. Entegrasyonlar konusunda uygun çözümler sunmayan firmalarla uzun vadede nitelikli çalışmalar gerçekleştiremezsiniz.

Kargo Paketi Nasıl Hazırlanır?

E-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda merak edilen konulardan biri de kargo paketinin nasıl olması gerektiğidir. Doğru ve özenli şekilde hazırlanan kargo paketleri müşterilerde olumlu izlenim yaratır. Güven duygusunu ve marka bağlılığını artırır. Kötü hazırlanmış paketler ise aksi yönde sonuçlar doğurur. Kargo paketini doğru hazırlamak için;

• Öncelikle koli ebadını doğru seçmelisiniz. Bu seçimi yapmak için ürünlerin boyutuna ve özelliklerine dikkat etmelisiniz. Koli içinde boş yer bırakmamalı, boşlukları doldurmak için köpük veya balonlu naylon kullanmalısınız. 
• Kullanacağınız koliler dayanıklı ve sağlam olmalı. Bu konuda gerekli hassasiyeti göstermeli, kalitesiz koliler kullanmamalısınız.
• Ürünleri kolilere yerleştirmeden önce paketleme işleminin düzgün yapıldığından emin olmalısınız. Kullanılan ambalaj malzemeleri yetersiz ise koliye yerleştirmeden önce tekrar paketleme yapmalısınız. 
• Ürünler arasında kırılabilir olanları ekstra korumaya almalı, tüm ürünleri güvenli şekilde paketlediğinizden emin olmalısınız. Köpük veya hava kabarcıklı naylon kullanırsanız ürün paketleme konusunda daha güzel sonuçlar elde edersiniz. Üzerine ayrıca kırılabilir etiketi yapıştırmayı unutmamalısınız. 
• Kullandığınız koliler ne kadar dayanıklı olursa olsun, tabanını ve kenar kısımlarını güçlendirmeyi ihmal etmemelisiniz. Böylelikle taşıma sırasında oluşabilecek pek çok riski önlemiş olursunuz. 
• Birden fazla ürün gönderimi yapacaksanız her ürünü ayrı ayrı paketlemelisiniz. Ürünleri koliye yerleştirirken birbirlerine zarar vermelerini önlemelisiniz. Bu konudaki ihmaller e-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda birçok soruna yol açar.
• Bazı durumlarda ürünleri ikinci bir koliye daha koymak gerekebilir. İç koliyle birleşen ikinci koli, özellikle hassas eşyaları taşıma konusunda ilave bir güvenlik önlemidir. Bu gibi durumlarda gerekli aksiyonları almaktan kaçınmamalısınız. 
• Kargo kutunuzda markanızın ismi ve logosunun olması markalaşma stratejileri ve marka bilinirliğini artırma konusunda daha faydalıdır. Ürün gönderimi süreçlerinde buna da dikkat etmeli, mümkünse üzerinde logonuzun basılı olduğu kolileri tercih etmelisiniz. 
• Kargoya teslim için hazırladığınız kolinin üzerine etiket yapıştırmalı, bu aşamada karışıklığa kesinlikle imkan vermemelisiniz. Olası bir karışıklık ürünlerin çapraz gönderimine yol açar. 

Kargo Paketinde Müşteri Deneyimleri Açısından Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Sitenizde satışını yaptığınız ürün çeşitleri ve özellikleri ne olursa olsun, kargo paketi hazırlarken müşteri deneyimlerini mutlaka gözetmelisiniz. Aksi durumda kalıcı başarılar elde edemezsiniz. Müşterilerinize ürünlerini sadece sağlam şekilde teslim etmiş olmakla yetinmemelisiniz. Onlara kendilerini özel hissettirecek yöntemlerden de yararlanmalısınız. Bu konuda farklı seçenekleri devreye almalısınız. Genel olarak ifade edecek olursak; 

• Ürünlerin iyi paketlenmiş olması gereklidir fakat yeterli değildir. Paketlemelerde mutlaka profesyonel ambalaj malzemeleri kullanmalısınız. Bunların hem dayanıklı hem de estetik olmasına dikkat etmelisiniz. 
• Ürünleri korumak için balonlu naylon kullanıyorsanız ürünü sarma şekliniz, kesim biçimi, koli içindeki düzeni her bakımdan profesyonelce olmalı. Aksi durumda müşteriniz kendisine değer vermediğinizi düşünebilir. 
• Hangi ürün söz konusu olursa olsun, ürünleri ambalajlama tekniğine özen göstermeli, her ürüne uygun bir ambalaj tekniği kullanmalısınız. Örneğin balonlu naylonlar, köpükler, karton köşebentler, petek paneller ve diğer malzemelerle koli içinde profesyonel bir görüntü meydana getirmelisiniz. 
• Paketleme ve kolileme süreçlerinde çevre dostu malzemeler kullanmanız müşterileriniz nezdinde olumlu bir izlenim uyandırır. Doğaya saygılı ve çevre bilinci yüksek bir firma imajı yaratmak için geri dönüştürülebilir ambalaj malzemeleri kullanmalısınız. 
• Koli ve paketlerin yanı sıra ambalaj bandı ve yapışkanlar konusunda da seçici davranmalı, mümkünse üzerinde logonuzun yer aldığı baskılı koli bantlarını tercih etmelisiniz. Bu sayede müşterilerinizin gözünde çok daha büyük bir firma algısı yaratabilirsiniz. 
• E-ticaret siteleri için kargo yönetimi bağlamında ücretler konusunda da dikkatli olmalısınız. Nitekim kargo ücretini fiyatlara yansıtırken müşterilerinizi net olarak bilgilendirmeli, tüm süreçlerde şeffaflığı gözetmelisiniz.

Ürünlerin Kargoya Teslimi

Online alışveriş sitelerinde kargo yönetimi hakkında merak edilen konulardan biri de ürünlerin kargoya teslimidir. Nitekim siparişlerin hazırlandıktan sonra müşteriye teslim edilmesi gerekir. Siparişin işlenmesi aşamasında e-ticaret sitesi, müşteriye ait fatura ve sipariş belgelerini oluşturur. Bu belgelerin kargoyla birlikte müşteriye ulaşması gerekir. E-ticaret sitesi, kargo şirketiyle işbirliği içinde, gönderinin üzerine kargo etiketi yapıştırır. Bu etiket, kargonun gideceği adresi ve diğer bilgileri içerir.

Kargo takip numarası sayesinde ürünlerin hangi aşamada nerede olduğunu tespit etmek kolaylaşır. Ürünlerin kargoya tesliminden sonraki tüm süreçlerde esas sorumluluk kargo firmasına aittir. Fakat müşteri memnuniyeti açısından sürecin e-ticaret sitesi tarafından takibi ve bildirimlerin yapılmasında büyük yarar var. Siparişin kargo firmasına ulaşmasıyla birlikte e-ticaret sitesi, durumu ve kargo takip numarasını müşteriye bildirir. Teslimat sürecini müşteri isterse kargo firmasının ekranından yapabilir. Ancak sitenin süreçte daha aktif bir rol oynaması müşteriyi daha fazla memnun eder.

Sitenin kullanacağı kargo entegrasyonları bu konuda pratik çözümler sunar. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi bu entegrasyonlar sayesinde çok daha nitelikli hale gelir. Ürünler müşteriye ulaştıktan sonra e-ticaret sitesi müşteriyle iletişim kurar ve geri bildirim yoluyla memnuniyetini öğrenir. Gönderim sürecinde oluşan aksaklıklar site tarafından kargo firmasına iletilir.

Kargo firmasından kaynaklı sorunlar maalesef online alışveriş sitesinin itibarına zarar verdiği için kargo firması gerekli iyileştirmeleri yapmak durumundadır. Beklentilere karşılık vermeyen kargo firmalarıyla çalışmayı sürdürmek sitenin müşteri kaybetmesine ve zarar etmesine yol açar. İyi bir e-ticaret web sitesi olmak için kargo yönetiminin temel adımlarını hiçbir zaman ihmal etmemelisiniz.

Kargo Yönetimini İyileştirmek İçin Yöntemler ve İpuçları

E-ticaret siteleri için kargo yönetimi sürekli iyileştirme gerektiren süreçlerdir. Bu noktada hiçbir zaman hiçbir şeyi yeterli görmemelisiniz. Süreçlerin her adımını sürekli takip etmeli, en küçük aksaklıkları bile zamanında iyileştirmelisiniz. Genel olarak ifade edecek olursak; 

• Kargo firmanızla mutlaka sözleşmeli çalışmalı, kargo anlaşması yaparken olabildiğince avantaj elde etmelisiniz. Bu avantajlar siteniz ve müşterileriniz için yeni fırsatlar anlamına gelir.
• Gönderilerinizin ağırlık ve büyüklüğüne göre kargo firması size belli bir fiyat teklifinde bulunacaktır. Bu konuda pazarlık şansınızı sonuna kadar kullanmalısınız. Bu bağlamda standart sözleşmelerle yetinmemeli, gerektiğinde yüz yüze görüşmeler yaparak yeni fırsatlar yaratmalısınız. 
• Satış adediniz yüksekse tek bir kargo firmasıyla çalışmak yerine birden fazla firmayla çalışabilirsiniz. Bu sayede müşterilerinize de istediği kargo firmasını tercih etme imkanı sağlamış olursunuz. Gönderim maliyetlerini düşürmek için her fırsatı değerlendirmelisiniz. 
• Çalıştığınız kargo firmalarından özel durumlar için ekstra avantajlar elde edebilirsiniz. Örneğin belirli sayılarda ürün gönderiminde elde edeceğiniz her avantaj müşterilerinize sunacağınız ekstra bir fırsat anlamına gelir. 
• Fiyat konusunda beklentilerinizi karşılamayan firmalarla ilişkilerinizi gözden geçirmelisiniz. Kargo anlaşması sayesinde e-ticaret firmaları desi fiyatları üzerinden indirimli çalışma imkanı elde eder. Fakat çalışma şekli anlaşma şartlarına göre değişir. 
• Kargo firmalarından bazıları standart gönderim şeklini tercih eder. Bazı firmalar için ise kota bazlı anlaşmalar daha uygundur. Kargo gönderimleriniz için fiyatlamayı sabit desi ücreti üzerinden yapmanız durumunda maliyet avantajı elde etmeniz mümkün. Bu seçeneklerden hangisi sizin için daha avantajlıysa bu şekilde çalışabilirsiniz.
• Ürün sayfalarında "Aynı gün kargoya teslim" gibi etiketler kullanabilirsiniz. Bu sayede müşterileriniz siparişlerine daha kısa sürede ulaşacakları bilgisini almış olur. 
• Kargo süreçlerinin her aşamasında müşterilerinize bilgi vermelisiniz. Nitekim müşterileriniz siparişlerinin kargo durumlarını size sormaya gerek olmadan kolayca takip edebilmeli. Bu durum hem iş yükünüzü azaltır, hem de müşteride güven duygusunu artırır. 
• Kargo süreçlerini planlamak ve başarılı şekilde yönetmek kolay değildir. Ürünlerin en kısa zamanda gönderimi için gerekli önlemleri almalı, operasyonunuzda aksayan yönleri bulup revize etmelisiniz. 

E-Ticaret Sitelerinde Kargo Entegrasyonları

E-ticaret siteleri için kargo yönetimi hakkında ele almak istediğimiz son konu kargo entegrasyonlarıdır. Nitekim bu konu da özellikle e-ticarete yeni başlayanların en merak ettiği konulardan biri. Kısaca ifade edecek olursak kargo entegrasyonu, e-ticaret sitesi veya platformunun kullandığı yazılımların kargo firmalarının sistemleriyle entegre şekilde çalışmasını sağlayan özel düzenlemelerdir. Bu entegrasyon sayesinde kargo süreçlerinin takibi basit bir iş haline gelir. Üstelik süreçte hata riskleri ortadan kalktığı gibi verimlilik artışı sağlanır. 

E-ticaret sitenizde kullanacağınız kargo entegrasyonları çözümleri sayesinde müşterileriniz, kargolarının son durumları hakkında kolayca bilgi sahibi olur. Düzenli şekilde takip edilen kargo süreçleri, istenmeyen durumları önler ve teslimatı sorunsuz şekilde tamamlamayı sağlar. İyi bir kargo entegrasyonu sistemiyle sipariş ve adres bilgileri kargo firmasının sistemine otomatik olarak düşer. Böylelikle gönderi etiketlerinde manuel hata riski ortadan kalkar. 

Kargo entegrasyonlarının bir diğer özelliği, siparişlerin ve stok durumunun anlık olarak takibini kolaylaştırmasıdır. Bu sayede işletmeye envanter yönetimi konusunda pratik çözümler sağlar. Kargo entegrasyonlarının önemli bir diğer avantajı da farklı kargo firmalarıyla entegre olabilme esnekliğidir. Bu sayede müşteriler farklı kargo firmaları arasında seçim yapma imkanı elde eder.

Diğer taraftan kargo gönderilerini fiyatlama, maliyetleri işleme ve raporlama, maliyet kontrolü gibi konularda da kargo entegrasyonlarının sağladığı fırsatlar oldukça yüksek. E-ticaret siteleri için kargo yönetimi konusunda bu fırsatlardan da etkin şekilde yararlanabilirsiniz.